Urlaubsrecht 2026: Hinweispflichten, Verfall und Krankheit

Das Urlaubsrecht sorgt in der betrieblichen Praxis immer wieder für Fragen. Besonders relevant sind der Verfall und die Verjährung von Urlaubsansprüchen, Krankheit während des Urlaubs, die Berechnung bei Teilzeit sowie der Umgang mit offenen Urlaubsansprüchen bei Langzeiterkrankungen.

Zu unterscheiden ist zudem oft zwischen gesetzlichem Mindesturlaub und einem darüberhinausgehenden vertraglichen oder tariflichen Urlaubsanspruch. Für den gesetzlichen Mindesturlaub gelten die nachfolgend erläuterten besonderen Anforderungen an Information, Verfall und Verjährung. Beim zusätzlichen Urlaub können dagegen unter bestimmten Voraussetzungen abweichende Regelungen vereinbart werden. Entscheidend sind dabei die konkreten Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung.

Grundsätzlich ist Urlaub im laufenden Kalenderjahr zu gewähren und zu nehmen. Nicht genommener gesetzlicher Mindesturlaub verfällt jedoch nicht automatisch mit Ablauf des Kalenderjahres. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer grundsätzlich konkret über seinen bestehenden Urlaubsanspruch informieren, ihn zur Inanspruchnahme auffordern und auf die möglichen Folgen einer nicht rechtzeitigen Inanspruchnahme hinweisen. Die Information muss so rechtzeitig erfolgen, dass der Arbeitnehmer tatsächlich die Möglichkeit hat, seinen Urlaub zu nehmen. Ein allgemeiner Hinweis auf die gesetzlichen Urlaubsregelungen oder eine bloße Anzeige des Urlaubssaldos im HR-System reicht hierfür regelmäßig nicht aus. Der Arbeitnehmer soll erkennen können, wie viele Urlaubstage noch genommen werden können, bis wann diese genommen werden müssen und welche Folgen eine Nichtinanspruchnahme haben kann. Für Arbeitgeber empfiehlt sich daher ein standardisiertes und nachweisbares Verfahren. Im Streitfall sollte nachvollziehbar sein, wann und in welcher Form über die bestehenden Urlaubsansprüche informiert wurde.

Auch die Berechnung des Urlaubs kann in der Praxis zu Problemen führen. Maßgeblich ist grundsätzlich nicht die Zahl der Wochenstunden, sondern die Anzahl der Arbeitstage, an denen eine Arbeitspflicht besteht. Wer bei einem Urlaubsanspruch von 30 Tagen statt an fünf nur an drei Tagen pro Woche arbeitet, erhält 30 : 5 × 3 = 18 Urlaubstage. Mit diesen 18 Tagen kann auch die Teilzeitkraft insgesamt sechs Wochen Urlaub im Jahr nehmen. Entscheidend ist also die Urlaubsdauer, nicht die absolute Zahl der Urlaubstage. Arbeitet die Teilzeitkraft an denselben Tagen wie die Vollzeitkräfte, nur jeweils zeitlich kürzer, steht ihr derselbe Urlaubsanspruch zu. Besondere Aufmerksamkeit ist bei wechselnden Arbeitstagen, Schichtsystemen oder einem Wechsel zwischen Vollzeit und Teilzeit erforderlich. Bei wechselnden Arbeitstagen oder Schichtsystemen kommt es nicht auf die einzelne Woche an, sondern auf den Zeitraum, in dem sich der Arbeitsrhythmus wiederholt und die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit im Durchschnitt erreicht wird. Je nach System kommen Referenzzeiträume von zwei Wochen bis zu einem Kalenderjahr in Betracht. Im Schichtdienst wird der Urlaub anhand der jährlichen Soll-Schichten ins Verhältnis zu den Jahres-Soll-Tagen eines Arbeitnehmers mit Fünftagewoche umgerechnet. Wechselt die Zahl der Arbeitstage im Laufe des Kalenderjahres, etwa beim Übergang von Vollzeit zu Teilzeit, ist der Urlaubsanspruch für jeden Zeitabschnitt gesondert zu berechnen und anschließend zu addieren. Ein Arbeitnehmer mit 30 Urlaubstagen, der von Januar bis August in Vollzeit bei einer Fünftagewoche und ab September an drei Tagen pro Woche arbeitet, hat für die ersten acht Monate 30 × 173 : 260 = rund 20 Urlaubstage und für die restlichen vier Monate 30 × 54 : 260 = rund 6 Urlaubstage. Insgesamt stehen ihm also rund 26 Urlaubstage zu. Bereits in Vollzeit erworbener, aber noch nicht genommener Urlaub darf wegen des Wechsels in die Teilzeit nicht verhältnismäßig gekürzt werden. Umgekehrt wird bei einer Erhöhung der Arbeitszeit nur der Zeitraum nach der Erhöhung nachberechnet, nicht rückwirkend die Teilzeitphase.

Erkrankt ein Arbeitnehmer während eines bereits genehmigten Urlaubs und wird die Arbeitsunfähigkeit ordnungsgemäß nachgewiesen, werden die entsprechenden Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet. Die betroffenen Urlaubstage bleiben erhalten und können grundsätzlich zu einem späteren Zeitpunkt erneut genommen werden.

Bei länger andauernder Arbeitsunfähigkeit gelten besondere Regeln: Urlaub aus einem Urlaubsjahr verfällt bei durchgehender Krankheit nicht zum Jahresende und auch nicht zum 31. März des Folgejahres, sondern grundsätzlich erst fünfzehn Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres, also zum 31. März des übernächsten Jahres. Ein unbegrenztes Ansammeln von Urlaub ist damit ausgeschlossen, aber auch ein vorschneller Verfall findet nicht statt. Ein Verfall nach dieser Frist setzt aber grundsätzlich voraus, dass der Arbeitgeber seine Hinweispflichten (siebe oben) erfüllt hat. Nur wenn die Arbeitsunfähigkeit so früh im Urlaubsjahr eintritt, dass der Arbeitgeber gar keine Gelegenheit zur Unterrichtung hatte, kann der Urlaub auch ohne einen solchen Hinweis verfallen. Günstigere Regelungen in Tarif- oder Arbeitsverträgen können den Urlaub auch über die fünfzehn Monate hinaus bestehen lassen.

Ein klarer und nachvollziehbarer Umgang mit Urlaubsansprüchen hilft dabei, Unklarheiten und spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Besonders bei Resturlaub aus vergangenen Jahren, längeren Erkrankungen und Änderungen der Arbeitszeit  sollte daher genau geprüft werden, welche Urlaubsansprüche noch bestehen und wie mit ihnen umzugehen ist.