Performance Management und der richtige Umgang mit Low Performern im Arbeitsverhältnis

Unternehmen stehen aktuell unter erheblichem Transformationsdruck. Digitalisierung, Fachkräftemangel und steigende Effizienzanforderungen führen dazu, dass die Leistung und damit auch eine etwaige Schlechtleistung, die sog. Low Performance, von Arbeitnehmern stärker in den Fokus rückt. Arbeitsrechtlich handelt es sich bei Low Performance um eine Vertragsstörung, deren Bewertung voraussetzt, dass überhaupt klar ist, welche Leistung geschuldet ist und woran diese gemessen werden darf. Zur systematischen Festlegung und fortlaufenden Bewertung der Leistungsanforderungen bis hin zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen bei unzureichender Leistung gibt es verschiedene Ansatzpunkte, die sich unter dem Begriff Performance Management fassen lassen.

Leistung lässt sich nur bewerten, wenn das Leistungssoll klar definiert ist. Dies erfolgt nicht erst im laufenden Arbeitsverhältnis, sondern wird bereits im Vorfeld einer Einstellung festgelegt. Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil bestimmen, welche Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Arbeitnehmer schuldet und welche Leistungen der Arbeitgeber erwartet. Fehlt es an klar definierten Aufgaben oder werden Stellenprofile über Jahre unverändert fortgeschrieben, obwohl sich Inhalt und Anforderungen verändert haben, fehlt dem Arbeitgeber regelmäßig die Grundlage für spätere arbeitsrechtliche Beanstandungen. Zugleich wirken Recruiting‑Entscheidungen fort: Mit Vertragsschluss liegt die Annahme zugrunde, dass der Arbeitnehmer die verlangten Anforderungen erfüllen kann. Erweist sich diese Annahme später als unzutreffend, sind Korrekturmöglichkeiten im bestehenden Arbeitsverhältnis regelmäßig begrenzt.

Die Probe- und Wartezeit ist arbeitsrechtlich die entscheidende, in der Praxis jedoch häufig unterschätzte Phase im Umgang mit Leistungsdefiziten. Sie dient dem initialen Abgleich zwischen dem definierten Leistungssoll und der tatsächlich erbrachten Leistung. Auch hier gilt jedoch: Ohne klar definierte Erwartungen gibt es keine belastbare Bewertung. Werden Leistungsdefizite lediglich informell hingenommen oder nicht klar genug adressiert, entsteht arbeitsrechtlich schnell der Eindruck, die Leistung sei akzeptiert worden. Eine enge Einarbeitung, wiederholte Feedback‑Gespräche und eine klare Dokumentation sind daher keine bloßen HR‑Instrumente, sondern von Beginn an rechtlich relevante Weichenstellungen. Zudem sollte die Probe- und Wartezeit konsequent genutzt werden, wenn innerhalb der ersten sechs Monate Leistungsdefizite auftreten, die nach Ansicht des Arbeitgebers auch in Zukunft nicht behebbar sind.

Maßgeblicher Ausgangspunkt für die Beurteilung einer Schlechtleistung ist der subjektive Leistungsmaßstab. Danach schuldet der Arbeitnehmer kein bestimmtes Arbeitsergebnis, sondern ein Tätigwerden im Rahmen seines individuellen Leistungsvermögens. Das Bundesarbeitsgericht bringt dies wie folgt auf den Punkt:

Geschuldet ist die Leistung, die der Arbeitnehmer bei angemessener Anspannung seiner geistigen und körperlichen Kräfte auf Dauer erbringen kann, ohne seine Gesundheit zu gefährden. Auch unterdurchschnittliche Leistungen sind daher hinzunehmen, solange der Arbeitnehmer seine persönliche Leistungsfähigkeit ausschöpft. Arbeitsrechtlich relevant werden erst erhebliche Leistungsdefizite. Hierfür kann ein Vergleich mit Kollegen ein gewichtiges Indiz sein. Dies ersetzt aber keine Einzelfallbewertung, die auch vor dem Hintergrund der vielfältigen Ursachen einer Leistungsminderung erforderlich ist. Dazu zählen etwa krankheitsbedingte Einschränkungen, sich wandelnde oder verdichtende Arbeitsplatzanforderungen ebenso wie Performance‑Probleme in dysfunktionalen Arbeitsumfeldern.

Daher ist regelmäßig ein mehrstufiges Prüfprogramm einzuhalten:

Abmahnung und Kündigung sind auch bei Low Performance keine Einstiegsinstrumente, sondern das letzte Mittel. Hier ist insbesondere zu unterscheiden: Ist der Arbeitnehmer leistungsfähig, verweigert aber die geschuldete Leistung (er kann, aber will nicht), kommt grundsätzlich eine verhaltensbedingte Kündigung in Betracht; regelmäßig jedoch erst nach vorheriger Abmahnung. Ist der Arbeitnehmer dagegen trotz Leistungswillens nicht in der Lage, die geschuldete Leistung zu erbringen (er will, aber kann nicht), handelt es sich um eine personenbedingte Konstellation. Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung differenziert hier strikt nach dem Einzelfall. Gleichwohl ist es Arbeitgebern unter praktischen Gesichtspunkten anzuraten, in jedem Fall eine Abmahnung bei festgestellten Leistungsmängeln auszusprechen. Zudem ist dem Arbeitnehmer eine angemessene Besserungsfrist einzuräumen, innerhalb der er seine Leistung verbessern kann, bevor eine Kündigung ausgesprochen werden darf. Die Dauer der Frist hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.

Low Performance ist selten ein punktuelles individuelles Versagen. Häufig ist sie das Ergebnis eines längeren Prozesses und oft auch Ausdruck struktureller Defizite. Arbeitgeber behalten arbeitsrechtliche Handlungsspielräume nur dann, wenn sie bereits vor der Einstellung klare Strukturen schaffen und diese über alle Phasen des Arbeitsverhältnisses hinweg konsequent fortführen. Wer Leistungsdefizite frühzeitig adressiert, Erwartungen klar formuliert, Ursachen sauber analysiert, Feedback gibt und dokumentiert, kann in vielen Fällen Leistung erfolgreich stabilisieren oder verbessern.