LinkedIn, Headhunting & Gehaltsspannen: Was die EU-Entgelttransparenzrichtlinie für Active Sourcing bedeutet

Auch wenn die EU-Entgelttransparenzrichtlinie bislang nicht in deutsches Recht umgesetzt ist und daher grundsätzlich keine unmittelbare Wirkung zwischen Privaten entfaltet, zeichnet sich bereits ab, dass sie Recruiting-Prozesse grundlegend verändern wird. Bewerber sollen künftig rechtzeitig vor Gehaltsverhandlungen Informationen über das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne erhalten. Doch wie lässt sich diese Vorgabe mit modernen Recruiting-Methoden wie dem Active Sourcing vereinbaren, bei dem es weder eine klassische Stellenausschreibung noch eine formelle Einladung zum Vorstellungsgespräch gibt?

Active Sourcing: Wenn der Arbeitgeber den ersten Schritt macht

Beim Active Sourcing gehen Unternehmen proaktiv auf potenzielle Kandidaten zu. Recruiter identifizieren interessante Profile auf beruflichen Netzwerken wie LinkedIn, nehmen Kontakt auf und leiten so den Recruiting-Prozess ein. Die angesprochenen Personen sind häufig gar nicht aktiv auf Jobsuche. Zugleich fehlen typische Merkmale eines klassischen Bewerbungsverfahrens: Es gibt weder eine Stellenausschreibung noch eine formelle Bewerbung. Der Austausch beginnt informell und ergebnisoffen. Hier stellt sich die Frage, wann die Transparenzpflichten der Richtlinie greifen.

Was verlangt die Richtlinie?

Nach Art. 5 (1) der EU-Entgelttransparenzrichtlinie haben Stellenbewerber Anspruch auf Informationen über

das auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhende Einstiegsentgelt oder dessen Gehaltsspanne sowie
gegebenenfalls einschlägige tarifvertragliche Regelungen.

Der Entgeltbegriff ist hierbei weit zu verstehen. Nach der Richtlinie umfasst er nicht nur das Grundgehalt, sondern auch alle sonstigen Vergütungen, die ein Arbeitgeber als Geld- oder Sachleistung zahlt.

Praxishinweis:

Bereiten Sie für jede Position eine Gesamtvergütungsübersicht auf, die alle relevanten Entgeltbestandteile abbildet. Wie differenziert Gehaltsbestandteile mitgeteilt werden müssen, ist allerdings noch offen.

Die Informationen müssen so rechtzeitig bereitgestellt werden, dass fundierte und transparente Gehaltsverhandlungen möglich sind. Die Richtlinie nennt hierfür beispielhaft drei Wege: in einer veröffentlichten Stellenausschreibung, vor dem Vorstellungsgespräch oder „auf andere Weise". Die Aufzählung ist bewusst nicht abschließend, hat aber trotzdem vor allem in den Medien zu der unzutreffenden Auffassung geführt, dass künftig Gehaltsangaben zwingend schon in der Stellenausschreibung anzugeben sind.

Bei mehrstufigen Verfahren muss die Information daher nicht zwingend vor dem allerersten Gespräch vorliegen, z.B. wenn ein Assessment-Center vorgeschaltet wird. Maßgeblich ist, dass die Information vor dem Gespräch übermittelt wird, in dem erstmals über das Gehalt verhandelt werden könnte.

Praxishinweis:

Ein Vorlauf von mindestens drei Werktagen dürfte ausreichend sein. Eine Mitteilung wenige Stunden vorher genügt dagegen wohl nicht. Planen Sie die Gehaltsmitteilung fest in Ihren Prozessablauf ein.

Die Kernfrage: Wann greift die Informationspflicht beim Active Sourcing?

Die Richtlinie hat eher das klassische Bewerbungsverfahren vor Augen: Stellenausschreibung, Bewerbung, Vorstellungsgespräch, Einstellung.

Beim Active Sourcing fehlen diese klaren Zäsuren. Entscheidend ist daher der Zweck der Vorschrift: Stellenbewerber sollen fundierte Entscheidungen über das zu erwartende Gehalt treffen können und die Informationsasymmetrie aufgelöst werden. Transparent gestaltete Gehaltsverhandlungen setzen damit einen Bezug zu einer konkreten Stelle voraus. Erst dann greift die Informationspflicht.

Hieraus ergibt sich eine praxisrelevante Differenzierung:

1. Informelles Kennenlerngespräch ohne konkreten Stellenbezug

Der erste Kontakt dient häufig nur dazu, den Kandidaten und seinen beruflichen Hintergrund kennenzulernen. Ob und für welche Position die Person in Betracht kommt, ist noch offen. Dieses Gespräch ist funktional vergleichbar mit dem Sichten einer schriftlichen Bewerbung. Der Arbeitgeber verschafft sich einen Überblick über Qualifikation und Motivation. In dieser Phase besteht noch keine Pflicht zur Mitteilung von Gehaltsinformationen.

2. Gespräch mit konkretem Stellenbezug

Sobald eine konkrete Position für den Kandidaten in Betracht gezogen wird und ein Gespräch stattfindet, in dem über diese Position – und damit potenziell auch über das Gehalt – gesprochen werden soll, greift die Informationspflicht. Die Gehaltsinformationen müssen dann rechtzeitig vor diesem Gespräch mitgeteilt werden.

Praxishinweis:

Dokumentieren Sie intern den Zeitpunkt, ab dem ein Gespräch einer konkreten Stelle zugeordnet wird. Diese Abgrenzung ist entscheidend für die Frage, ob und wann die Informationspflicht ausgelöst wird.

3. Direkter Übergang zum Bewerbungsgespräch

Kann der Recruiter bereits anhand des LinkedIn-Profils alle relevanten Informationen entnehmen und hat er eine konkrete Stelle im Blick, sodass nach dem ersten Nachrichtenwechsel direkt ein inhaltliches Bewerbungsgespräch vereinbart wird, gelten die gleichen Regeln wie im klassischen Bewerbungsverfahren. Die Gehaltsinformationen sind dann bereits im Rahmen der Konversation (z.B. auf der Plattform) und rechtzeitig vor dem Gespräch mitzuteilen.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen?

Welche Sanktionen das deutsche Umsetzungsgesetz vorsehen wird, bleibt abzuwarten. Denkbar sind Bußgelder und Schadensersatz- bzw. Entschädigungsansprüche abgelehnter Bewerber.
Die (Nicht-)Einhaltung der Informationspflichten ist daher kein bloßer Formalismus, sondern dürfte künftig mit rechtlichen und finanziellen Risiken verbunden sein.

Weitere wichtige Neuerung: Fragen nach der bisherigen Vergütung sind unzulässig

Nach Art. 5 (3) der EU-Entgelttransparenzrichtlinie dürfen Arbeitgeber Bewerber künftig nicht mehr nach ihren aktuellen oder früheren Gehältern fragen. Dies gilt auch für jegliche Gespräche im Rahmen des Active Sourcing.

Fazit

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie stellt Recruitment-Experten und HR-Abteilungen, die auf Active Sourcing setzen, vor neue, aber lösbare Herausforderungen. Nicht jeder Erstkontakt löst eine Informationspflicht aus. Sobald jedoch eine konkrete Position Gegenstand des Gesprächs wird, müssen die Gehaltsinformationen rechtzeitig vor der Gehaltsverhandlung bereitgestellt werden.

Unternehmen sollten ihre Prozesse jetzt anpassen. Die wichtigsten Handlungsempfehlungen:

1. Zwei-Phasen-Denken einführen: Unterscheiden Sie intern klar zwischen der Sourcing-Phase (Kandidatenidentifikation und informelles Kennenlernen) und der Bewerbungsphase (Gespräche zu einer konkreten Stelle). Die Mitteilungspflicht greift erst in der zweiten Phase.

2. LinkedIn Konversationen dokumentieren: Richten Sie ein Protokollierungssystem ein oder exportieren Sie relevante Nachrichtenverläufe regelmäßig in Ihr HR-System.

3. Keine Fragen nach der bisherigen Vergütung: Streichen Sie entsprechende Fragen aus Gesprächsleitfäden und Formularen.

4. Recruiter einbinden: Briefen Sie Ihre Recruiter über die neuen Transparenzpflichten und das Verbot der Gehaltsfrage. Das gilt gleichermaßen, wenn Sie auf Externe zurückgreifen.