Ein Blick auf die veränderten Umstände und ihre arbeitsrechtlichen Folgen
Dass die Corona-Krise die Digitalisierung in vielen Unternehmen erheblich beschleunigt hat, ist unbestritten. Unbestritten ist auch, dass Tätigkeiten aus dem Homeoffice doch besser möglich sind, als von vielen Arbeitnehmern und auch Arbeitgebern ursprünglich gedacht. Doch es stellen sich bei der Durchführung von Homeoffice ganz handfeste Fragen wie diejenige nach dem Beginn der Arbeitszeit, der Dienstreise und nach der Fahrtkostenerstattung.
Ausgangslage: Wohnung und Tätigkeitsstätte sind getrennt
Üblicherweise vereinbaren Arbeitgeber und Mitarbeiter, dass Tätigkeitsort der Sitz der Gesellschaft ist, also das Büro. Dies gilt regelmäßig auch für Außendienstmitarbeiter. An dieser grundsätzlichen Regelung ändert sich nichts, wenn der Mitarbeiter gelegentlich auch einmal bestimmte Tätigkeiten aus dem Homeoffice heraus durchführen kann.
Die Wegstrecke von der Wohnung zum Arbeitsplatz ist weder eine Dienstreise, noch stellt die Fahrzeit Arbeitszeit dar, wenn erste Tätigkeitsstätte das Büro des Arbeitgebers ist. Die Arbeitszeit beginnt grundsätzlich erst bei Tätigkeitsaufnahme an der Arbeitsstätte. Allerdings sind die Fahrtkosten für diese Wegstrecke steuerlich beim Arbeitnehmer geltend zu machen. Fährt der Arbeitnehmer einen Dienstwagen, muss er diese Wegstrecke als Sachbezug mitversteuern.
Fährt der Mitarbeiter von zuhause aus nicht ins Büro, sondern z.B. direkt zu einem Kunden, muss die Fahrt hinsichtlich Fahrtkosten und Arbeitszeit aufgeteilt werden. Die Strecke und die Fahrzeit, die der Mitarbeiter üblicherweise für die Fahrt von der Wohnung zur Arbeitsstätte aufgewendet hätte, stellen keine Dienstreise und keine Arbeitszeit dar. Der darüber hinausgehende Teil der Fahrt ist als Dienstreise und Arbeitszeit zu qualifizieren.
Anordnung von Homeoffice infolge der Corona-Krise
Ordnet der Arbeitgeber infolge der Corona-Krise Arbeit aus dem Homeoffice an, ändert sich die Situation. Unabhängig von der einkommensteuerrechtlichen Frage, ob ein vom Arbeitgeber mit IT und unter Umständen auch Mobiliar eingerichtetes Homeoffice sogenannte »erste Tätigkeitsstätte« sein kann, entfallen Fahrzeit und Fahrtkosten für die Strecke Wohnung zur Arbeitsstätte. Diese Kilometer für die Strecke Wohnung zur Arbeitsstätte darf der Arbeitgeber bei Nutzung eines Dienstwagens durch den Arbeitnehmer auch nicht mehr bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigen. Die Arbeitszeit beginnt mit der Aufnahme der Tätigkeit im Homeoffice.
Tätigt der Arbeitnehmer nun von seiner Wohnung aus eine Geschäftsreise (zum Kunden oder zu Gericht) oder muss der Mitarbeiter aus dienstlichen Gründen von seiner Wohnung (Homeoffice) ins Büro (Dienstsitz des Arbeitgebers), dann stellen derartige Fahrten Dienstreisen und somit vollständig Arbeitszeit dar. Der Arbeitnehmer kann sich die Fahrtkosten für diese Dienstreise vollständig vom Arbeitgeber erstatten lassen
Gestaltungsmöglichkeiten
In einigen Homeoffice-Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter ist jedoch die Erstattung der Fahrkosten für die Strecke vom Homeoffice zur Betriebsstätte des Arbeitgebers ausgeschlossen. In diesem Fall kann der Arbeitnehmer die Kosten für diese Fahrten steuerlich als Werbungskosten geltend machen.
Allerdings können Arbeitgeber und Mitarbeiter auch bei Tätigkeit des Mitarbeiters im Homeoffice vereinbaren, das Büro im Betrieb des Arbeitgebers weiter als erste Tätigkeitsstätte festzulegen. Dies setzt aber voraus, dass der Mitarbeiter im Büro des Arbeitgebers jedenfalls gelegentlich tätig ist, z.B. zu monatlichen Präsenzbesprechungen oder Terminen mit Kunden. Für diesen Fall gilt dann wieder die Ausgangslage. Die Fahrtzeiten ins Büro sind keine Arbeitszeit und die Fahrtkosten können vom Arbeitnehmer steuerlich als Entfernungspauschale (Werbungskosten) geltend gemacht werden.
Was gilt Post-Corona?
Für die Zeit nach der Corona-Krise prophezeien viele Unternehmen, dass die Agilität und Flexibilität des Arbeitens weitgehend erhalten bleiben soll. Beispielsweise soll Homeoffice künftig viel stärker als bisher möglich sein. Aus steuerlichen Gründen und Gründen der Arbeitszeitberechnung sollten die Vertragsparteien sich auf eine erste Tätigkeitsstätte einigen. Steuerlich ist es schwierig, die erste Tätigkeitsstätte in kurzen Rhythmen zu ändern, je nachdem wo der Mitarbeiter nun tätig ist, im Homeoffice oder Büro. Die Vereinbarung einer – festen – ersten Tätigkeitsstätte steht einer flexiblen Handhabung von Arbeit im Büro und im Homeoffice nicht entgegen.