Arbeitgeber richten den Blick bei einer Kündigung vor allem auf das Kündigungsschutzgesetz – zu Recht. Gleichwohl kann selbst die rechtlich sauberste Kündigung an banalen, aber entscheidenden Formfehlern scheitern: falsche Zustellung, fehlende Unterschrift, verpasste Frist. In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie diese Stolperfallen vermeiden und Kündigungen rechtssicher aussprechen. Denn am Ende zählt nicht nur warum gekündigt wird, sondern auch wie.
Kündigungsschreiben: Klartext statt Phrasen
Beim Kündigungsschreiben gilt der Grundsatz: Weniger ist mehr. Drei Must-haves sollten in jedem Kündigungsschreiben enthalten sein:
1. Kündigungswille
Ihre Kündigung muss eindeutig und ohne Zweifel den Willen zum Ausdruck bringen, das Arbeitsverhältnis zu beenden. Dazu empfehlen wir einen eindeutigen, standardisierten Satz wie „Hiermit kündigen wir das Arbeitsverhältnis...“.
Selbst bei einer eher informellen Unternehmenskultur oder in ausländischen Unternehmen, bei denen ein solches formelles Schreiben oft unüblich ist, sollten Sie diesen Punkt strikt einhalten.
2. Beendigungstermin angeben
Geben Sie das genaue Beendigungsdatum an. Auch wenn es rechtlich nicht zwingend ist, schafft dies Klarheit für beide Seiten. Ein falsch berechnetes Kündigungsdatum führt nach Rechtsprechung des BAG regelmäßig nicht zur Unwirksamkeit der Kündigung, sondern das Kündigungsdatum wird umgedeutet.
3. Hinweis auf sozialversicherungsrechtliche Pflichten
Arbeitgeber sollten den Arbeitnehmer im Kündigungsschreiben auf seine Pflicht zur Arbeitsuchend- und Arbeitslosmeldung bei der Agentur für Arbeit hinweisen, § 2 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 SGB III.
Die Angabe eines Kündigungsgrundes ist grundsätzlich nicht erforderlich, außer in gesetzlich vorgeschriebenen Fällen wie einer Kündigung einer schwangeren Mitarbeiterin nach § 17 Abs. 2 MuSchG. Bei betriebsbedingten Kündigungen kann es sinnvoll sein, den Grund zu nennen, um die Akzeptanz in der Belegschaft zu erhöhen und Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Bei verhaltensbedingten Kündigungen sollten Sie hingegen auf die Nennung von Gründen verzichten.
Unterschrift: Wer darf’s?
Gemäß § 623 BGB muss das Kündigungsschreiben eigenhändig und im Original unterschrieben werden. Kündigungen per E-Mail, WhatsApp oder Fax sind daher unwirksam. Idealerweise sollte die Kündigung von einer gesetzlich vertretungsberechtigten Person unterzeichnet werden, etwa dem Geschäftsführer einer GmbH, dem Vorstand einer AG oder einem eingetragenen Prokuristen. Dabei sind die jeweiligen Vertretungsregelungen (Einzel- oder Gesamtvertretung) zu beachten. Unterschreibt eine bevollmächtigte Person, wie etwa die Personalleiterin ohne gesetzliche Vertretung, sollte immer eine Originalvollmacht beigefügt werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass die Kündigung nach § 174 BGB vom Arbeitnehmer zurückgewiesen wird und somit als unwirksam gilt, wenn die Berechtigung des Unterzeichners dem Arbeitnehmer nicht bekannt ist.
Kündigung zustellen: So kommt’s an!
Das im Original unterschriebene Kündigungsschreiben musss dann noch nachweisbar an den Arbeitnehmer übermittelt werden. Die Kündigung wird erst dann wirksam, wenn sie dem Arbeitnehmer zugeht – und der Arbeitgeber muss den Zugang auch im Streitfall beweisen können.
a. Persönliche Übergabe
Die persönliche Übergabe einer Kündigung, z.B. in einem Personalgespräch, ist die sicherste Methode, um den Zugang nachzuweisen. Dabei sollte der Arbeitnehmer eine Empfangsbestätigung unterschreiben.
Wenn der Arbeitnehmer die schriftliche Bestätigung verweigert, ist es ratsam, einen Zeugen hinzuzuziehen, der die Übergabe bestätigen kann. So haben Sie einen weiteren Nachweis, falls es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommt.
b. Briefkastenzustellung
Wenn eine persönliche Übergabe nicht möglich ist, sollte die Kündigung per Briefkasteneinwurf zugestellt werden. Dokumentieren Sie die Einkuvertierung des Kündigungsschreibens und den Einwurf jeweils mit Protokollen.
Wir empfehlen die Zustellung per Bote, idealerweise per Direktfahrt. Der Bote kann den Vorgang genau dokumentieren und bei Zustellproblemen sofort reagieren. Ein Einschreiben (Einwurf) bietet oft nicht den nötigen Beweis, insbesondere ohne detaillierte Dokumentation. Fehlzustellungen oder Unsicherheiten führen in der jüngeren Rechtsprechung immer wieder zu Beweisproblemen auf Arbeitgeberseite (BAG, Urt. v. 30.01.2025 – 2 AZR 68/24; LAG Berlin-Brandenburg, Urt. v. 16.5.2024 – 5 Sa 893/23).
Besonders bei knappen Fristen ist der Zeitpunkt des Einwurfs entscheidend. Soll ein Arbeitnehmer zum 30. Juni gekündigt werden und die Kündigungsfrist beträgt einen Monat, muss die Kündigung spätestens am 31. Mai zugehen. Nach § 130 BGB gilt die Kündigung als zugegangen, sobald sie in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangt (z. B. in den Briefkasten des Arbeitnehmers) und dieser die Möglichkeit zur Kenntnisnahme hat. Die Rechtsprechung geht davon aus, dass der Arbeitnehmer dann die Möglichkeit zur Kenntnisnahme hat, wenn er zum Zeitpunkt des Einwurfs noch mit einer Postzustellung rechnen muss. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Kündigung möglichst früh – idealerweise am Morgen – zuzustellen. Ein späterer Einwurf, zum Beispiel nach 18 Uhr, kann in Einzelfällen dazu führen, dass die Kündigung nicht mehr am selben Tag als zugegangen gilt. Die Abwesenheit des Arbeitnehmers, etwa aufgrund von Urlaub, ist hingegen für den Zugang unerheblich.
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