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Checkliste: Desk/Office Sharing

Schon vor der Corona-Pandemie lagen innovative Raumnutzungskonzepte im Trend. Durch den Siegeszug der mobilen Arbeit (weitere Informationen dazu finden Sie hier im Zuge der Pandemie haben diese weiter an Bedeutung gewonnen, so vor allem auch Konzepte des Desk-Sharings.

Die sog. Desk-Sharing-Konzepte bieten Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen u.a. die Möglichkeit, Bürofläche zu sparen und so Kosten zu reduzieren. Jedoch nicht alle Mitarbeiter erfreuen sich flexibler Konzepte, wie Desk-Sharing gleich großer Beliebtheit (da diese auf ihren eigenen festen und vertrauten Arbeitsplatz verzichten müssen). Einen Anspruch auf einen bestimmten „eigenen“ Schreibtisch gibt es aus arbeitsrechtlicher Sicht allerdings nicht. Denn das „Wie“ und „Wo“ der Arbeitsleistung ist Sache des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin und kann damit grundsätzlich einseitig vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin vorgegeben werden. Besonderheiten gelten, wenn im Betrieb ein Betriebsrat besteht.

Checkliste:

Die nachstehenden Aspekte sollten bei der Einführung und Ausgestaltung eines Desk-Sharing-Konzepts in jedem Fall beachtet werden.

Rechtliches

Besonderes Augenmerk sollte auf die gesetzlichen Regelungen in diesem Zusammenhang gerichtet werden. Besteht ein Betriebsrat, ist die Absprache mit diesem unerlässlich. Es geht es insbesondere um:

Bei Bestehen eines Betriebsrats: Abschluss einer Betriebsvereinbarung erforderlich (§ 87 BetrVG)
Erforderlichkeit größerer Umbauarbeiten: Mitbestimmungspflichte Betriebsänderung nach § 111 BetrVG?!
Sonst: Direktionsrecht des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin (z.B. durch eine entsprechende Richtlinie)

Organisatorisches

Weiterhin erschöpft sich die Einführung des Sharings nicht in der Umsetzung des Gesetzes, sondern es müssen organisatorische bzw. praktische Regelungen getroffen werden. Diese ergeben sich unter anderem aus:

Definition des Teilnehmerkreises
Definition des Raumkonzeptes (Rückzugsräume/Ruhebereiche? Co-Working-Spaces? Home-Zones? Schlafzonen?)
Schaffen der nötigen Infrastruktur (insb. IT)
Aufbewahrungsmöglichkeiten für Dokumente und persönliche Dinge (z.B. durch individuell genutzte Rollcontainer)
Sonderarbeitsplätze mit besonderer Ausstattung (z.B. für schwerbehinderte Arbeitnehmer)

Was muss (bzw. sollte) durch BV/Richtlinie geregelt werden?

Zur Durchsetzung der Regelungen und Erleichterung des Ablaufes kann es empfehlenswert sein, eine Betriebsvereinbarung oder Richtlinie zu erlassen. Dabei sollte beachtet werden:

Ausstattung der Arbeitsplätze
Besondere Arbeitsplätze (z.B. zum Telefonieren)
Clean-Desk-Policy
Koordination der Besetzung der Arbeitsplätze (insb. bei Arbeitsplatzmangel oder Streit um einen Arbeitsplatz)
Regelung des Teilnehmerkreises
Datenschutz (z.B. Entsorgung sensibler Dokumente)
Organisatorisches (z.B. Postverteilung)

Sonstiges

Neue/gesonderte Gefährdungsbeurteilung notwendig?
Einfluss auf die Vergleichbarkeit im Rahmen der Sozialauswahl bei einer Kündigung?

Was darüber hinaus noch zu bedenken ist:

Aufgrund der möglichen Beteiligung des Betriebsrates ist Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen bei der Einführung von Desk/Office Sharing zu empfehlen, das Vorgehen gut zu durchdenken und im Zweifel eine einzelfallorientierte Beratung einzuholen.