Anforderungen an die qualifizierte elektronische Signatur als Ersatz für die Schriftform
In einer aktuellen Entscheidung vom 28.09.2021 (Az.: 36 Ca 15296/20) beschäftigte sich das Arbeitsgericht Berlin mit dem Abschluss eines befristeten Arbeitsvertrags mittels elektronischer Signatur und den Anforderungen an diese Signatur. Auch wenn diese Entscheidung wenig überraschend ausfällt, bietet sie Anlass dazu, den Einsatz von elektronischen Signaturen insb. bei befristeten Arbeitsverträgen zu beleuchten. Die Entscheidung des Arbeitsgerichts Berlin ist nach aktuellem Stand noch nicht rechtskräftig.
Der Fall
Der betroffene Arbeitnehmer war bereits bei der Rechtsvorgängerin der Arbeitgeberin vom 15.08.2018 bis zum 31.10.2019 auf Grundlage eines befristeten Arbeitsvertrages beschäftigt. Der Arbeitsvertrag wurde zwischen den Parteien – wiederum ohne Sachgrund – zunächst bis zum 31.10.2020 verlängert.
Unter dem 29.09.2020 unterzeichneten die Vertragsparteien sodann elektronisch (mittels des Tools „e-sign“) einen Arbeitsvertrag, nach dem das Arbeitsverhältnis ab dem 01.11.2020 bis zum Wegfall eines Sachgrundes bestehen sollte. Dass dieses Tool die erforderliche Zertifizierung für die Anerkennung einer qualifizierten elektronischen Signatur erhalten hatte, ergab sich aus dem Vortrag der Arbeitgeberin nicht.
Der betroffene Arbeitnehmer erhob eine sog. Befristungskontrollklage zum Arbeitsgericht Berlin mit dem Klageziel, dass das Arbeitsverhältnis (i) nicht zum 31.10.2020 geendet hat und (ii) nicht aufgrund der vereinbarten Befristung zum 30.11.2021 enden wird.
Die Entscheidung
Das Arbeitsgericht Berlin gab der Befristungskontrollklage des klagenden Arbeitnehmers vollumfänglich statt. Die Wirksamkeit der Befristung zum 31.10.2020 scheitere daran, dass kein Sachgrund für diese Befristung vorliege und die Maximaldauer von zwei Jahren für die sachgrundlose Befristung (nach der Verlängerungsvereinbarung) überschritten sei. Die Befristungsabrede vom 29.09.2020 sei mangels Einhaltung der Schriftform nach § 14 Abs. 4 TzBfG unwirksam. Die nach § 14 Abs. 4 TzBfG erforderliche Schriftform könne zwar durch die elektronische Form ersetzt werden. Die elektronische Form setze nach § 126a BGB jedoch den Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur voraus, die weder von der Arbeitgeberin noch von dem Arbeitnehmer genutzt worden sei. Da die Befristung nicht wirksam vereinbart wurde, gilt das Arbeitsverhältnis nach § 16 Abs. 1 TzBfG als auf unbestimmte Zeit, d.h. unbefristet, geschlossen.
In welchen Fällen ist besondere Vorsicht geboten?
Auch wenn wir empfehlen, einen Arbeitsvertrag aus Gründen der Rechtssicherheit immer schriftlich zu schließen, bedarf der Arbeitsvertrag zu seiner Wirksamkeit grundsätzlich nicht der (strengen gesetzlichen) Schriftform des § 126 Abs. 2 BGB (eigenhändige Unterschrift beider Parteien auf derselben Vertragsurkunde). Ausnahmen hiervon können sich aus einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ergeben.
In folgenden Fällen muss der Arbeitsvertrag aber zwingend der Schriftform des § 126 Abs. 2 BGB genügen:
Wie hier – bei der Befristung des Arbeitsvertrages, § 14 Abs. 4 TzBfG;
Sofern arbeitsvertraglich ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot (§ 74 Abs. 1 HGB) vereinbart wird;
Bei der Vereinbarung von arbeitsvertraglichen Altersgrenzen.
In diesen Fällen kann die Schriftform durch die elektronische Form nach § 126a BGB ersetzt werden. Hierfür ist erforderlich, dass der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügt und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versieht. Bei einem (Arbeits-)Vertrag müssen beide Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument in dieser Weise elektronisch signieren.
Anforderungen an die qeS
Die elektronische Form setzt daher maßgeblich den Einsatz einer qeS voraus. Die Anforderungen an die qeS und die Unterscheidung zur einfachen sowie zur fortgeschrittenen elektronischen Signatur ergeben sich im Einzelnen aus der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 vom 23. Juli 2014 (eIDAS-VO). Die qeS setzt danach voraus, dass sie
von einer qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit erstellt wird,
die auf einem gültigen Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters (in Deutschland: der Bundesnetzagentur) für elektronische Signaturen beruht,
eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet ist,
die zweifelsfreie Identifizierung des Unterzeichners ermöglicht,
vom Unterzeichner nur mit Mitteln erzeugt wird, die er unter seiner alleinigen Kontrolle halten kann und
so konzipiert ist, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.
Fazit und Hinweise für die Praxis
1. Der Einsatz einer qeS ist nach wie vor möglich und empfiehlt sich insbesondere, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer räumlich weit voneinander entfernt sind. Wichtig ist jedoch, dass Sie insbesondere sicherstellen, dass das von Ihnen eingesetzte Signatur-Tool die notwendige Zertifizierung von der Bundesnetzagentur besitzt.
2. Im Zweifel sollten Sie einen befristeten Arbeitsvertrag immer schriftlich und zwar vor Beginn der Tätigkeit durch den Arbeitnehmer abschließen.
3. Bei einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag ist die elektronische Form ausgeschlossen ist. Das heißt, dass diese Dokumente zwingend eigenhändig („wet signature“) und im Original von der kündigungsberechtigten Person(-en) resp. den Vertragsschließenden unterschrieben werden müssen.