Rund ums Rad – Grundzüge, Stolperfallen und Gestaltungsmöglichkeiten des Dienstfahrrad-Leasings

In Zeiten von Klimaschutz, steigender Urbanisierung und dem wachsenden Bewusstsein für körperliche (und mentale) Gesundheit neben dem beruflichen Erfolg erfreut sich das Dienstfahrrad-Leasing zunehmender Beliebtheit. Arbeitgeber können dabei das angesagte Rad-Leasing im War for Talents als zukunftsträchtigen Mitarbeiterbenefit nutzen, ohne tief in die Tasche greifen zu müssen. Um Stolperfallen zu vermeiden, sollten sie jedoch einige arbeitsrechtliche Aspekte beachten.

Beim Dienstfahrrad-Leasing schließt der Arbeitgeber mit einem Leasinganbieter einen Rahmenvertrag mit allgemeinen Leasing-Bedingungen ab. Der Arbeitnehmer sucht sich dann ein Fahrrad oder E-Bike aus, konfiguriert es nach seinen Wünschen und darf es sowohl dienstlich als auch privat nutzen. Zur konkreten Nutzung sollten Arbeitgeber und Arbeitnehmer einen Dienstfahrrad-Überlassungsvertrag abschließen.

Die Leasingraten können vollständig durch den Arbeitgeber übernommen werden. Der Arbeitnehmer erhält das Dienstfahrrad somit zusätzlich zum regulären Gehalt zur dienstlichen und privaten Nutzung. Die Nutzung des Dienstfahrrads ist für den Arbeitnehmer derzeit komplett steuerfrei möglich. Der Arbeitgeber spart Lohnnebenkosten und kann u.a. Leasings- und Versicherungsraten als Betriebsausgaben absetzen. Alternativ (und wohl im Regelfall) finanziert der Arbeitnehmer das Leasing selbst über eine sogenannte Entgeltumwandlung und verzichtet für die Dauer der Fahrradüberlassung auf einen Teil des Bruttolohns in Höhe der monatlichen Leasingrate. Für diese Variante gilt zwar keine Steuerbefreiung, allerdings fallen auf die Raten keine Lohn- und Sozialabgaben an und durch die Entgeltumwandlung sinkt das zu versteuernde Einkommen des Arbeitnehmers. Den geldwerten Vorteil für die Privatnutzung hat der Arbeitnehmer mit aktuell 0,25 % des Bruttolistenpreises des Fahrrads zu versteuern. Bei Tarifangestellten sollte der Arbeitgeber das Einverständnis des Arbeitnehmers in die Entgeltumwandlung schriftlich festhalten, um einen etwaigen Verstoß gegen den Tarifvertrag, der keine Entgeltumwandlung vorsieht, zu entkräften.

Es liegt auf der Hand, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch wenigstens für die Laufzeit des Leasings an sich binden und von seiner Arbeitsleistung Gebrauch machen möchte. Doch was passiert, wenn der Arbeitnehmer vorzeitig aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet oder eine Entgeltumwandlung mangels Entgeltfortzahlung scheitert? Zwar bieten viele Leasinganbieter einen „Arbeitgeber-Schutz“ an, indem sie sich verpflichten, das Dienstfahrrad bei vorzeitiger Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzunehmen. Nicht immer sind aber alle Fälle zugunsten des Arbeitgebers abgedeckt, sodass für ihn das Risiko besteht, auf dem individuell konfigurierten Dienstfahrrad und den monatlichen Leasingraten sitzen zu bleiben.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht stellt sich insbesondere die Frage, ob der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer wirksam dazu verpflichten kann, den Leasingvertrag samt Zahlung der restlichen Raten zu übernehmen. Richterlich ist dies im Fall des Dienstfahrrad-Leasings noch nicht geklärt. Während die Rechtsprechung hohe Anforderungen an die Wirksamkeit an Rückzahlungsklauseln, z.B. bei Fortbildungskosten, stellt, könnte sich eine Orientierung an der Rechtsprechung zum Dienstwagen anbieten. Danach dürfen derartige Klauseln keine unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers darstellen und keinen unzulässigen Bleibedruck ausüben. Problematisch für den Arbeitgeber ist auch, wenn das Arbeitsverhältnis, z.B. während der Elternzeit, ruht und in der Zeit keine Pflicht zur Entgeltfortzahlung besteht. Zwar kann der Arbeitnehmer das Dienstfahrrad weiterhin nutzen, aber der Arbeitgeber hat keine Möglichkeit der Entgeltumwandlung. Während das ArbG Osnabrück (3 Ca 229/19) die Überwalzung der Leasingraten auf den Arbeitnehmer als unwirksam ansah, sieht das ArbG Aachen (8 Ca 2199/22) die Pflicht zur Erstattung der Leasingraten durch den Arbeitnehmer weder als überraschend noch als unangemessen an.
Daher ist Arbeitgebern geraten, Störfälle in dem Überlassungsvertrag mit dem Arbeitnehmer proaktiv, klar und transparent zu regeln.

Bietet der Arbeitgeber Dienstfahrräder nur einem bestimmten Kreis an Arbeitnehmern an, muss dies sachlich gerechtfertigt und darf nicht willkürlich sein. Andernfalls ist der Gleichbehandlungsgrundsatz verletzt. Daher muss der Kreis der anspruchsberechtigten Arbeitnehmer anhand sachgerechter Kriterien, wie Position oder Ablauf der Probezeit gezogen werden.

Zudem ist der Betriebsrat – sofern vorhanden – einzubeziehen. Zwar kann der Betriebsrat nicht die Einführung eines „Rad-Programms“ erzwingen, aber er hat insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 10 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht und darf bei der Ausgestaltung mitwirken, wenn das Ordnungsverhalten der Arbeitnehmer oder die Lohngestaltung betroffen sind.

Das Dienstfahrrad-Leasing bietet Arbeitgebern die Möglichkeit, ihr Employer Branding zu stärken, ihre Mitarbeiter bei dem Erhalt ihrer Gesundheit zu unterstützen und einen Beitrag zum Klimaschutz zu leisten, ohne dass dabei – im Fall der Entgeltumwandlung – Mehrkosten anfallen. Störfälle können jedoch dazu führen, dass Arbeitgeber auf Fahrrädern und Leasingkosten sitzen bleiben. Daher ist aus arbeitsrechtlicher Sicht eine sorgfältige Gestaltung der vertraglichen Regelungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer unerlässlich. Besondere Aufmerksamkeit verdienen dabei insbesondere die Regelungen zur Absicherung im Fall des vorzeitigen Ausscheidens oder der fehlenden Möglichkeit zur Entgeltumwandlung. Transparente Regelungen können zwar keine Störfälle vermeiden, aber ggfs. spätere Konflikte – zum Nutzen aller Beteiligten.